Planung und Vorbereitung

Bei schriftlichen Befragungen ist zu beachten, dass der Einsatz dieser Methode erst dann sinnvoll ist, wenn die Anzahl der Mitarbeiter:innen in einer Gruppe 20 Personen übersteigt.

Zunächst wird eine Steuergruppe gebildet. In dieser Gruppe sollen Führungskräfte, der Betriebsrat bzw. die Sicherheitsvertrauenspersonen und die Präventivfachkräfte (Arbeitsmediziner:in, Sicherheitsfachkraft) vertreten sein. Bei Bedarf können Arbeitspsycholog:innen hinzugezogen werden.

Unter anderem werden folgende Fragen besprochen:

• Gibt es Hinweise auf psychische Belastungen?
• Welche bestehenden Informationsquellen können bereits genutzt werden?(z.B. Mitarbeiter:innenbefragungen, Krankenstände, Fluktuation,…)
• Welche Gruppen von Mitarbeiter:innen können unterschieden werden?
• Mitarbeiter:innen, die ähnliche Rahmenbedingungen im Hinblick auf Tätigkeit, Organisation, Sozialklima und Arbeitsumgebung haben, sollen bei der Erfassung der Belastungen und bei der Ableitung von Maßnahmen zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Zusätzlich zu den unterschiedlichen Mitarbeiter:innengruppen muss auch die Gruppe der Führungskräfte berücksichtigt werden. In jeder Gruppe wird dann eine Evaluierung mit einer für diese Gruppe spezifischen Gefahrenermittlung und auch spezifischen Maßnahmenfestlegung durchgeführt.
• Wie läuft der Gesamtprozess zur Erfassung psychischer Belastungen und zur Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen ab? Wie kann dieser Prozess möglichst gut auf die organisatorischen Rahmenbedingungen im Betrieb abgestimmt werden?
• Welche Führungskraft trägt die Verantwortung für den Ablauf und wer übernimmt welche Aufgaben bei der Umsetzung? Hier ist insbesondere auch zu entscheiden, wer die Befragungen durchführt und wer die Workshops moderiert.
• Wie werden die Führungskräfte und die Mitarbeiter:innen informiert? Bei der Information der Mitarbeiter:innen hat sich eine zeitnahe Information bewährt. Das heißt, dass immer nur jene Mitarbeitergruppen informiert werden, bei denen die Durchführung der Evaluierung psychischer Belastungen auch unmittelbar bevorsteht.
• Welches Erfassungsinstrument wird in der Analysephase eingesetzt?
• Der Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse (KFZA) ist ein Befragungsinstrument, das vom Arbeitsinspektorat anerkannt wird. Der KFZA wird als kostenloses Onlinetool zur Verfügung gestellt. Er kann aber auch als Papier-Bleistift-Version an die Mitarbeiter:innen verteilt werden. Ein weiterer anerkannter Fragebogen, der sich für technische Bereiche inhaltlich gut eignet, ist der BASA II. Informationen zu weiteren Instrumenten und Informationen dazu, wie diese Instrumente bezogen werden können, finden Sie auf der Homepage der BAUA. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Verfahren, die auf der Homepage der BAUA zu finden sind, für die Evaluierung psychischer Belastungen vom Arbeitsinspektorat anerkannt werden. Geeignete Verfahren müssen Arbeitsbedingungen erfassen (Verfahren der Verhältnisprävention), die vier Dimensionen berücksichtigen, testtheoretische Gütekriterien erfüllen und inhaltlich zu den Arbeitsplätzen passen.

Mitarbeiter:inneninformation

Wenn psychische Belastungen erfasst werden, ist es wichtig, die Führungskräfte und die Mitarbeiter:innen intensiv einzubeziehen und zu beteiligen. Zunächst werden die Führungskräfte im Rahmen einer Besprechung über die geplante Vorgehensweise und die Ziele informiert. Die Führungskräfte informieren dann die Mitarbeiter:innen und ersuchen sie, sich aktiv an der Befragung und an den Workshops zu beteiligen. Der Fragebogen wird vorgestellt und die Mitarbeiter:innen werden ersucht, den Fragebogen gleich auszufüllen. Zusätzlich zur mündlichen Information kann auch eine schriftliche Information erfolgen.

Durchführung der Befragung, Auswertung und Information über die Ergebnisse

Die Führungskräfte und anschließend die Mitarbeiter:innen jeder Auswertungsgruppe werden über die Ergebnisse der Befragung informiert und es wird vereinbart, welche Mitarbeiter:innen an den Workshops teilnehmen.

Gestaltungsworkshops mit ausgewählten Mitarbeiter:innen

Nach dem Abschluss der ersten Analysephase findet in jeder Auswertungsgruppe ein Workshop mit einem Teil der Mitarbeiter:innen statt. Die Teilnehmer:innen sollten durch die Mitarbeiter:innen bestimmt werden, wobei die Führungskraft darauf achten muss, dass die teilnehmenden Mitarbeiter:innen repräsentativ für ihren Bereich sind. Die Teilnehmer:innenzahl sollte sich je nach Größe der Gesamtgruppe und je nach der Differenziertheit der Gruppe zwischen 6 und 12 Personen bewegen.

Ziel der Workshops ist es, die Ergebnisse der vorangegangenen Befragung zu präzisieren und zu ergänzen. Wenn sich z.B. in der Befragung ergeben hat, dass Zeitdruck auftritt, ist u.a. zu klären, in welchen Situationen dieser Zeitdruck auftritt und was die Ursachen für den Zeitdruck sind.

Ausgehend von den Informationen, die sich aus dieser vertieften Analyse ergeben, werden gemeinsam mit den Teilnehmer:innen Maßnahmen zur Prävention psychischer Belastungen entwickelt und diskutiert. Die vorgeschlagenen Maßnahmen müssen dabei vorwiegend an der Quelle bzw. den Ursachen der arbeitsbedingten psychischen Belastungen ansetzen und nicht nur beim Verhalten der Personen.

Die Moderation der Workshops sollte durch Personen erfolgen, die über Moderationserfahrung und über Wissen zu arbeitspsychologischen Gestaltungsmöglichkeiten verfügen. Die Workshops sollten nicht von Personen moderiert werden, die hierarchisch über- oder untergeordnet sind. Der zeitliche Aufwand für diese Workshops hängt von der Belastungsstruktur ab. Die Ergebnisse des Workshops werden in einem Protokoll zusammengefasst und die Inhalte dieses Protokolls werden noch einmal mit den Teilnehmer:innen abgestimmt.

Wirksamkeit prüfen

Ein Jahr, nachdem mit der Umsetzung der Maßnahmen begonnen wurde, sollte eine weitere Befragung der Mitarbeiter:innen durchgeführt werden. Die Ergebnisse dieser Befragung zeigen dann, inwieweit die gesetzten Maßnahmen zu einer Belastungsreduktion bei den Mitarbeiter:innen geführt haben. Darüber hinaus können aber auch neue Belastungen erkannt werden, die in dem Zeitraum seit der letzten Befragung entstanden sind. Je nach dem Ausmaß der zum Zeitpunkt der zweiten Befragung vorhandenen Belastungen kann es erforderlich sein, einen weiteren Workshop mit den Mitarbeiter:innen durchzuführen und darauf aufbauend die bestehenden Maßnahmen zu adaptieren bzw. weitere Maßnahmen festzulegen.

Eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Evaluierung muss unter anderem insbesondere dann durchgeführt werden, wenn Zwischenfälle mit erhöhter arbeitsbedingter psychischer Fehlbeanspruchung aufgetreten sind (z.B. gehäufte Unfälle, Erkrankungen, Beschwerden).

Überblick über den Prozessablauf bei einer schriftlichen Befragung

1. Planung mit Betriebsführung, PFK, Betriebsrat od. SVP, ev. ext. Berater:in

2. Information der Mitarbeiter:innen

3. Fragebogenerhebung psychischer Belastungen auf 4 Dimensionen

4. Information über die Ergebnisse

5. Gestaltungsworkshops mit ausgew. Mitarbeiter:innen

    Belastungen präzisieren

    Maßnahmen ableiten

6. Umsetzungsbesprechung mit den Führungskräften und Rückmeldung an die Mitarbeiter:innen

7. Dokumentation und Umsetzung

8. Wirkungskontrolle (ein Jahr nach Umsetzungsbeginn)